El seguimiento de vencimientos de PQR y derechos de petición se hace manualmente, con el riesgo permanente de incumplir los 15 días hábiles que exige la Ley 1755 de 2015.
MÓDULO · CORRESPONDENCIA Y TRÁMITES
Cada radicado, cada trámite y cada PQR, gestionados en tiempo y con trazabilidad completa
DataDoc centraliza la gestión de correspondencia entrante y saliente, PQR, tutelas y trámites en una ventanilla única digital, con cálculo automático de vencimientos y cumplimiento de la Ley 1755 de 2015.
- Ventanilla única de radicación con consecutivos unificados
- Cálculo automático de vencimientos según tipo de trámite y normativa
- Semáforos de prioridad y alertas por correo, WhatsApp y SMS
Cuando cada respuesta tiene plazo, el control no puede depender de recordatorios manuales
En la gestión de correspondencia, los vencimientos no esperan y las consecuencias legales tampoco.
La correspondencia llega por múltiples canales — ventanilla, correo, web — y no siempre queda registrada en un solo lugar con el mismo control.
Cuando el funcionario responsable de un trámite no está disponible, el radicado queda detenido sin que nadie sepa en qué punto del proceso está.
Una tutela o un derecho de petición sin respuesta en término puede generar sanciones disciplinarias al funcionario y responsabilidad institucional.
Cuando un ciudadano pregunta por el estado de su trámite, encontrar la información requiere buscar en registros físicos, correos o sistemas desconectados.
Los reportes de gestión de correspondencia y cumplimiento de tiempos se construyen manualmente, consumiendo tiempo que podría dedicarse a atender más radicados.
DataDoc convierte cada radicado en un proceso trazable, controlado y en cumplimiento desde el momento de su recepción.
Todo lo que necesita para gestionar su correspondencia sin incumplimientos
Ventanilla única de radicación
Radicación unificada desde ventanilla presencial, correo electrónico, web del cliente o formulario embebido. Consecutivos únicos sin importar el canal de entrada.
Control automático de vencimientos
Cálculo automático de fechas límite según el tipo de trámite y la normativa aplicable. Semáforos de prioridad: verde, amarillo y rojo según proximidad del vencimiento.
Gestión de PQR y tutelas
Gestión diferenciada de peticiones, quejas, reclamos, tutelas y derechos de petición, con flujos de respuesta automáticos y notificaciones integradas.
Radicación desde la web del cliente
Formulario de radicación embebido en la página web del cliente, incluyendo consulta del estado de la correspondencia por parte del ciudadano.
Notificaciones y alertas
Alertas automáticas por correo electrónico, WhatsApp y SMS a funcionarios y ciudadanos. Recordatorios de vencimiento configurables por tipo de trámite.
Reportes y trazabilidad
Reportes de gestión de correspondencia, semáforos de vencimiento y trazabilidad completa desde la radicación hasta la respuesta final.
Controlar los tiempos normativos no debería depender de recordatorios manuales.
La correspondencia y las PQR en entidades públicas están reguladas por un marco normativo estricto con consecuencias disciplinarias ante su incumplimiento.
El Decreto 2150 de 1995 obliga a todas las entidades públicas a disponer de ventanillas únicas para la recepción de documentos y solicitudes ciudadanas. El Acuerdo AGN 001 de 2024 actualiza los lineamientos para la administración de comunicaciones oficiales, reemplazando el Acuerdo 060 de 2001. El incumplimiento puede constituir una falta disciplinaria para el funcionario responsable.
La Ley 1755 de 2015 establece que toda petición debe resolverse dentro de los 15 días hábiles siguientes a su recepción, so pena de sanción disciplinaria. Las solicitudes de documentos tienen un plazo de 10 días hábiles y las consultas técnicas de 30 días. Las peticiones que involucren derechos fundamentales a la salud o seguridad deben responderse entre 3 y 8 días. El silencio administrativo puede implicar que la solicitud se considere aceptada automáticamente.
El Decreto 2591 de 1991 reglamenta la acción de tutela. Una entidad que no responda una tutela dentro del término legal puede ser objeto de desacato, sanciones disciplinarias y responsabilidad penal para el funcionario responsable. DataDoc permite identificar automáticamente los radicados de tutela y aplicarles tiempos de respuesta diferenciados con alertas prioritarias.
La Ley 1712 de 2014 obliga a las entidades a garantizar el acceso a la información pública y a disponer de mecanismos para que los ciudadanos consulten el estado de sus solicitudes. DataDoc permite integrar en la web del cliente un módulo de consulta del estado de la correspondencia, accesible con el número de radicado, sin necesidad de llamar ni ir a la entidad.
Entidades que ya gestionan su correspondencia con DataDoc
SECTOR SALUD · SOACHAGestión completa de correspondencia, PQR y solicitudes desde 2020, con trazabilidad de cada radicado hasta su respuesta.
SECTOR SALUD · VILLETAControl de correspondencia y PQR con seguimiento automatizado de vencimientos y notificaciones integradas.
GOBIERNO MUNICIPAL · CUNDINAMARCAGestión completa de la correspondencia municipal, incluyendo radicación, trámite y respuesta unificados en DataDoc.
GOBIERNO MUNICIPAL · CUNDINAMARCACorrespondencia y gestión documental integradas, con control de consecutivos y trazabilidad de cada comunicación oficial.
Preguntas frecuentes
¿DataDoc permite gestionar PQR y tutelas?
Sí. DataDoc permite radicar, clasificar, asignar, responder y hacer seguimiento a PQR, tutelas y correspondencia con trazabilidad y control de vencimientos.
¿La plataforma ayuda a controlar tiempos de respuesta?
Sí. DataDoc permite configurar alertas, responsables, estados y vencimientos para facilitar el seguimiento oportuno de cada trámite.
¿Se puede integrar con correo electrónico y ventanilla única?
Sí. La plataforma puede integrarse con canales como correo electrónico, ventanilla única y formularios web, según el alcance definido para cada implementación.
¿Los correos quedan dentro del expediente?
Sí. DataDoc ayuda a conservar correos, anexos, respuestas y evidencias como parte del expediente para mejorar su completitud y consulta.
¿Su entidad necesita controlar sus tiempos de respuesta?
DataDoc se adapta a los procesos y la normativa de su organización. Cuéntenos sus necesidades.
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