Fondos documentales acumulados sin organizar que generan riesgo en inspecciones y visitas del Archivo General de la Nación.
MÓDULO · GESTIÓN DOCUMENTAL Y ARCHIVO
Gestión documental y archivo que se adapta a su organización, cumple la norma y protege su información
DataDoc es un SGDEA que cumple los requisitos del MoReq, la Ley 594 de 2000 y los lineamientos del Archivo General de la Nación, cubriendo el ciclo de vida completo de sus documentos electrónicos de archivo.
- Cumplimiento MoReq y Acuerdo 001 del AGN 2024
- TRD, CCD y Tablas de Control de Acceso integradas
- Procesamiento masivo de fondos acumulados con foliación y FUID
¿Le resultan familiares estas situaciones?
La gestión documental no resuelta no solo genera ineficiencia. Con el tiempo, se convierte en un riesgo legal y operativo.
Documentos físicos y digitales dispersos sin clasificación por series documentales ni tablas de retención aplicadas.
Tiempos de respuesta a derechos de petición comprometidos porque encontrar el documento a tiempo depende de la memoria de una persona.
Sin trazabilidad de quién accedió a qué expediente ni cuándo — un riesgo crítico ante auditorías e inspecciones de control.
Transferencias documentales sin control ni instrumentos archivísticos actualizados, generando desorden en el archivo central.
Cumplir con el MoReq y las exigencias del AGN requiere instrumentos archivísticos actualizados y un sistema que los soporte operativamente.
Información crítica dispersa en correos, carpetas de red y discos locales sin orden, sin versiones claras y sin control de acceso.
Cuando alguien sale de la organización, la información que manejaba queda inaccesible o en riesgo de perderse definitivamente.
En una auditoría interna o externa, reconstruir la historia de un documento o contrato puede tomar días y exponer a la organización.
La Corte Constitucional (T-926/2013) y la Corte Suprema (AL1198-2022) establecen que la obligación de conservar historias laborales es indefinida. Sin un sistema adecuado, ese riesgo es permanente.
El Decreto 1072 de 2015 exige conservar los registros del SG-SST durante 25 años. Sin gestión documental estructurada, cumplir ese requisito queda expuesto.
Sin control de acceso granular, no es posible garantizar que solo las personas autorizadas consulten, modifiquen o compartan documentos sensibles.
DataDoc convierte estos riesgos en procesos controlados, trazables y en cumplimiento desde el primer día.
Conocer la plataformaTodo lo que necesita para gestionar su información documental
Clasificación y organización documental
Organice su acervo documental con base en series, subseries y tipos documentales según la Tabla de Retención Documental y el Cuadro de Clasificación Documental exigidos por el AGN.
Establezca una estructura documental homogénea y consistente en toda su organización mediante tipos documentales configurables que garantizan que la información siempre esté donde debe estar.
Digitalización y captura integrada
Escaneo individual o masivo con escáneres de alta velocidad de cualquier marca, OCR síncrono y asíncrono para extracción automática de información, todo integrado en el mismo sistema.
Procesamiento de fondos acumulados
Intervenga técnicamente sus archivos históricos con foliación, hoja de control, índices electrónicos y organización en tomos, cajas y carpetas, cumpliendo los estándares del Archivo General de la Nación.
Migre e intervenga su acervo documental existente para organizarlo bajo la nueva estructura, eliminando el desorden acumulado y garantizando trazabilidad desde el primer documento.
Seguridad, acceso y protección de datos
Tablas de Control de Acceso (TCA) integradas para definir quién puede consultar, modificar o compartir cada tipo documental, con auditoría de grano fino de cada transacción y cumplimiento normativo.
Control de acceso granular por usuario, rol y tipo documental con auditoría completa de cada acceso. Diseñado para el cumplimiento de la Ley 1581 de 2012 — Habeas Data — en el tratamiento de información personal.
Gestión del ciclo de vida documental
Administre préstamos, transferencias primarias y secundarias, disposición final y eliminación controlada de documentos según los tiempos de retención definidos en la TRD y las Tablas de Valoración Documental.
Configure tiempos de vencimiento por tipo documental y active la eliminación automática al cumplirse el plazo, liberando recursos de almacenamiento y reduciendo el riesgo legal de conservar información innecesaria.
Trazabilidad y auditoría completa
Cada expediente tiene su hoja de vida completa: quién lo creó, quién lo consultó, qué cambios se hicieron y cuándo. Auditoría de grano fino por transacción y versionamiento integrado en cada documento.
DIGITALIZACIÓN Y CAPTURA
De papel a expediente digital en un solo proceso integrado
DataDoc integra todo el proceso de digitalización dentro del mismo sistema, desde la captura con el escáner hasta el almacenamiento clasificado en el expediente correspondiente.
-
Integración nativa con escáneresCompatible con cualquier marca, desde escaneo individual hasta digitalización masiva con equipos de alta velocidad.
-
OCR con IAExtracción inteligente de texto e información de cada imagen capturada, con apoyo de inteligencia artificial para reconocer, interpretar y estructurar datos documentales.
-
Control del proceso completoDesde la captura hasta la indexación, clasificación y almacenamiento en el expediente correspondiente.
-
Digitalización técnica con cumplimiento normativoFoliación, hoja de control e índices integrados al proceso de captura para fondos acumulados.
-
EscalabilidadDesde una tarea puntual de escaneo hasta la captación de millones de imágenes en proyectos de intervención masiva.
DataDoc le ayuda a cumplir con la normativa que le aplica
La gestión documental pública está regulada por un marco normativo exigente. DataDoc está diseñado para cumplirlo en cada uno de sus componentes.
Las empresas privadas tienen obligaciones legales concretas sobre conservación, protección y disponibilidad de su información. DataDoc le ayuda a cumplirlas sin esfuerzo adicional.
La Ley 594 de 2000 obliga a todas las entidades públicas a organizar, conservar y garantizar el acceso a sus documentos bajo los principios de integridad, autenticidad y disponibilidad. El Acuerdo AGN 001 de 2024 y el Decreto 1080 de 2015 actualizan y unifican estas exigencias. Los funcionarios responsables del archivo son personalmente responsables de su cumplimiento, y su incumplimiento puede constituir una falta gravísima.
El MoReq y el Acuerdo AGN 003 de 2015 establecen los requisitos funcionales que debe cumplir un SGDEA. Exigen que el sistema garantice la trazabilidad, integridad y disponibilidad de los documentos electrónicos a lo largo de su ciclo de vida, incluyendo la gestión de metadatos, la foliación electrónica y la interoperabilidad con otros sistemas de información de la entidad.
La Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013 obligan a las entidades a implementar medidas de seguridad para impedir la adulteración, pérdida o acceso no autorizado a datos personales de ciudadanos y funcionarios. El incumplimiento puede generar sanciones de la Superintendencia de Industria y Comercio.
El Decreto 1072 de 2015 exige conservar todos los registros del SG-SST durante 25 años desde el cese de la relación laboral. La Resolución 1843 de 2025 reglamenta las evaluaciones médicas y la custodia de historias clínicas laborales. Sin un sistema adecuado, garantizar el acceso y la integridad de estos registros a lo largo del tiempo es prácticamente imposible.
El Decreto 2649 de 1993 establece la obligación de conservar los soportes documentales de los registros contables y financieros garantizando su autenticidad, integridad y disponibilidad. Contraloría y demás organismos de vigilancia y control del Estado pueden requerir esta documentación en cualquier momento.
La Ley 1581 de 2012 obliga a toda empresa que trate datos personales a implementar medidas de seguridad para prevenir su adulteración, pérdida o acceso no autorizado. El incumplimiento puede generar sanciones de la SIC de hasta 2.000 salarios mínimos mensuales y la suspensión de operaciones de tratamiento de datos.
El Decreto 1072 de 2015 exige conservar los registros del SG-SST durante 25 años desde el cese de la relación laboral. La Resolución 1843 de 2025 regula las evaluaciones médicas y la custodia de historias clínicas laborales. La falta de documentación puede comprometer la defensa jurídica de la empresa ante accidentes o enfermedades laborales.
La jurisprudencia colombiana ha establecido que la obligación de conservar historias laborales es indefinida, sin importar el tiempo transcurrido desde la desvinculación. El AGN recomienda 80 años como referencia. Sin un sistema adecuado, garantizar su disponibilidad e integridad a lo largo del tiempo representa un riesgo legal permanente.
La Ley 962 de 2005 exige conservar libros y papeles del comerciante por mínimo 10 años desde el último asiento o comprobante. La Superintendencia de Sociedades, la DIAN y los órganos de control pueden requerir esta documentación en cualquier momento, y su ausencia puede comprometer procesos jurídicos o tributarios.
Las empresas vigiladas por la Superintendencia de Sociedades con ingresos o activos superiores a 40.000 SMMLV deben documentar y conservar toda la debida diligencia sobre clientes, proveedores y socios. El incumplimiento puede generar multas superiores a $185 millones, sanciones personales para directivos y responsabilidad penal.
¿Qué tiene DataDoc? Todo lo que necesita y más
Consulte las funcionalidades disponibles por categoría.
| Funcionalidad | Descripción | |
|---|---|---|
| Tabla de Retención Documental (TRD) | Administración completa de TRD articulada al organigrama de la entidad | |
| Cuadro de Clasificación Documental (CCD) | Estructura jerárquica de series, subseries y tipos documentales | |
| Series, subseries y tipos documentales | Clasificación multinivel configurable según la estructura de cada organización | |
| Tablas de Control de Acceso (TCA) | Matriz de permisos por tipo documental, usuario y rol | |
| Tablas de Valoración Documental (TVD) | Gestión de tiempos de retención y disposición final por serie | |
| Metadatos tipados por tipo documental | Campos configurables con tipo de dato, validaciones y comportamiento avanzado |
| Funcionalidad | Descripción | |
|---|---|---|
| Creación y gestión de expedientes electrónicos | Expedientes estructurados con todos sus documentos, metadatos y trazabilidad | |
| Foliación electrónica | Numeración automática de folios dentro del expediente | |
| Índice electrónico del expediente | Relación ordenada de todos los documentos que conforman el expediente | |
| Hoja de control | Registro de las intervenciones y acciones realizadas sobre el expediente | |
| Organización en tomos, cajas y carpetas | Distribución física y digital de expedientes de gran volumen | |
| Vínculo documental | Consulta de documentos de otro expediente sin duplicar ni copiar, según prácticas del AGN | |
| Versionamiento de documentos | Control de versiones con historial completo de cambios por documento |
| Funcionalidad | Descripción | |
|---|---|---|
| Escaneo individual | Captura de documentos uno a uno desde cualquier escáner conectado | |
| Escaneo masivo con equipos de alta velocidad | Compatible con escáneres de producción de cualquier marca para grandes volúmenes | |
| OCR con soporte IA — motor LTMS v4 | Extracción inteligente de texto e información con motor de última generación | |
| Procesamiento instantáneo | OCR en tiempo real para documentos individuales o lotes pequeños | |
| Procesamiento en modo batch | Procesamiento masivo asíncrono para archivos grandes o alto volumen | |
| Soporte hasta 10.000 folios por PDF | Manejo de documentos de gran tamaño sin pérdida de rendimiento | |
| Compatibilidad multimarca de escáneres | Funciona con cualquier fabricante sin necesidad de drivers propietarios | |
| Formatos soportados | PDF, PDF/A, TIFF, JPEG, PNG y otros formatos estándar |
| Funcionalidad | Descripción | |
|---|---|---|
| Visualizador de documentos integrado | Visualización en el navegador sin necesidad de descargar ni instalar software | |
| Búsqueda por metadatos | Filtros avanzados por cualquier campo de metadatos del expediente | |
| Búsqueda por contenido (OCR) | Búsqueda en el texto extraído de los documentos digitalizados | |
| Vínculo documental | Acceso a documentos de otros expedientes sin duplicación | |
| Compartir con usuarios internos | Envío de documentos a otros usuarios del sistema con control de permisos | |
| Compartir con usuarios externos | Generación de enlaces seguros de consulta para personas externas al sistema | |
| Descarga de documentos | Descarga individual o en lote según permisos del usuario | |
| Consulta desde dispositivos móviles | Interfaz web responsiva accesible desde celular o tableta sin app adicional |
| Funcionalidad | Descripción | |
|---|---|---|
| Formulario Único de Inventario Documental (FUID) | Generación automática del FUID según estándares del AGN | |
| Gestión de préstamos | Control de solicitud, aprobación y devolución de documentos físicos y digitales | |
| Transferencias documentales primarias | Traslado controlado del archivo de gestión al archivo central | |
| Transferencias documentales secundarias | Traslado del archivo central al archivo histórico | |
| Disposición final según TRD | Gestión de la eliminación, conservación total o selección según tabla de retención | |
| Eliminación automática por vencimiento | Eliminación controlada de documentos al cumplirse el tiempo de retención configurado | |
| Ubicación física de expedientes | Registro de almacén, estante, caja y carpeta de cada expediente físico |
| Funcionalidad | Descripción | |
|---|---|---|
| Control de acceso por usuario | Permisos individuales de consulta, creación, modificación y eliminación | |
| Control de acceso por rol | Perfiles de permisos aplicables a grupos de usuarios según su función | |
| Control de acceso por tipo documental | Restricciones específicas según la serie o tipo documental del documento | |
| Tablas de Control de Acceso (TCA) | Instrumento archivístico integrado para definir categorías de acceso y restricción | |
| Auditoría de grano fino | Registro detallado de cada transacción: quién, qué, cuándo y desde dónde | |
| Hoja de vida del expediente | Consolidación de toda la trazabilidad de un expediente en un solo documento | |
| Cumplimiento Habeas Data | Diseñado para cumplir con Ley 1581 de 2012 en el tratamiento de datos personales | |
| Cifrado de información | Protección de datos en tránsito y en reposo |
| Funcionalidad | Descripción | |
|---|---|---|
| Notificaciones por correo electrónico | Envío automático de alertas y comunicados desde los procesos y el archivo | |
| Notificaciones por WhatsApp | Envío de mensajes automáticos vía WhatsApp integrado al sistema | |
| Notificaciones por SMS | Envío de mensajes de texto automáticos para alertas críticas | |
| Copia auditable de correos en el expediente | Almacenamiento de correos enviados incluyendo adjuntos, encabezados y cabeceras del mensaje original | |
| Integración con dominio corporativo | Los correos se envían desde la cuenta corporativa del cliente con su propio dominio | |
| Integración con sistemas externos vía API | Conexión con ERP, CRM, RRHH y otros sistemas mediante APIs REST | |
| Integración con Active Directory / LDAP | Autenticación con las credenciales corporativas existentes del cliente |
Organizaciones que ya lo lograron con DataDoc
Entidades públicas que transformaron su gestión documental y archivística con DataDoc.
Empresas privadas que automatizaron su gestión documental y de historias laborales con DataDoc.
CAR Cundinamarca
Autoridad Ambiental · Colombia
+20Mfolios digitalizados, indexados y organizados
Digitalización técnica de series documentales complejas con OCR, foliación, hoja de control y cumplimiento de estándares del AGN.
UAEPC
Entidad Pública · Colombia · Desde 2018
100%de trámites y servicios de la entidad en DataDoc
Transformación digital completa: correspondencia, contratación, gestión de PQR y seguimiento de trámites ciudadanos unificados en una sola plataforma.
Productos Ramo
Industria Alimentaria · Colombia · Desde 2024
De papela proceso digital completo en una sola implementación
Digitalización del fondo acumulado de historias laborales y automatización integral del ciclo de vida del empleado, desde la selección hasta el retiro.
GI Group
Servicios de RRHH · Colombia · Desde 2020
+200Khistorias laborales gestionadas con firma digital integrada
Automatización crítica iniciada en pandemia, escalada a gestión documental masiva con auditoría completa y firma digital en cada expediente laboral.
¿Quiere resultados como estos en su organización?
Solicitar demoPreguntas frecuentes
¿DataDoc funciona como SGDEA?
DataDoc permite gestionar documentos, expedientes, metadatos, trazabilidad, permisos y archivo electrónico, apoyando procesos orientados al cumplimiento documental.
¿DataDoc permite manejar TRD y expedientes?
Sí. La plataforma permite estructurar series, subseries, tipos documentales, expedientes, metadatos y reglas de acceso según la configuración de cada organización.
¿Puede implementarse en SaaS u On Premises?
Sí. DataDoc puede implementarse en modalidad SaaS u On Premises, según las necesidades técnicas, operativas y de seguridad de la organización.
¿Se integra con procesos y firma digital?
Sí. DataDoc conecta la gestión documental con flujos de aprobación, firma digital o electrónica, notificaciones y expedientes asociados al proceso.
¿Listo para transformar la gestión documental de su organización?
Cuéntenos sobre sus necesidades y le mostraremos cómo DataDoc se adapta a su realidad.
Solicitar demo