MÓDULO · SEGURIDAD Y AUDITORÍA
DataDoc registra cada acceso, cada transacción y cada cambio sobre sus documentos, procesos e información, con la trazabilidad que los equipos de cumplimiento, legal y tecnología necesitan para responder con evidencia ante cualquier requerimiento.
Contrato Marco de Prestación de Servicios — Proveedor ACME Ltda.
Cuatro capas de control que responden a las preguntas más difíciles de una auditoría.
Control de acceso documental
La matriz de acceso documental define con precisión qué usuarios y áreas pueden consultar, modificar, descargar o compartir cada tipo documental y cada expediente. Sin excepción.
Trazabilidad completa del documento
Cada documento tiene su hoja de vida completa: quién lo creó, quién lo consultó, qué versiones existieron, qué cambios se hicieron y cuándo. Un historial inalterable desde el primer byte.
Evidencia de cada paso del proceso
Cada actividad de cada proceso queda registrada con el usuario que la ejecutó, la información que ingresó, el momento exacto y el resultado. El historial del proceso es la evidencia del cumplimiento.
Auditoría de configuración y permisos
Los cambios en permisos, en la parametrización del sistema y en los flujos de proceso también quedan registrados. DataDoc audita no solo lo que hacen los usuarios sino también lo que hacen los administradores.
CONTROL DE ACCESO DOCUMENTAL
DataDoc utiliza una matriz de acceso documental que determina, para cada usuario o área, qué puede hacer sobre cada serie documental, tipo documental o expediente. Consultar, crear, modificar, descargar o compartir — cada acción está controlada y registrada.
Reglas auditadas
| Tipo documental | Consultar | Modificar | Descargar | Compartir |
|---|---|---|---|---|
| Contratos laborales | ||||
| Historias laborales | ||||
| Actas de directivos | ||||
| Correspondencia PQR | ||||
| Información financiera |
La capa técnica que respalda cada una de las garantías anteriores.
Toda la información se transmite bajo HTTPS/TLS y se almacena con cifrado en reposo. Las credenciales de acceso nunca se almacenan en texto plano.
Disponible en SaaS con infraestructura administrada por Datasite, o en despliegue on-premise en la infraestructura del cliente — incluyendo AWS, Azure, GCP y Oracle Cloud.
Integración con Entra ID/AD, Google, OAuth y LDAP. Control de sesiones activas, expiración automática y registro de cada inicio y cierre de sesión por usuario.
Los registros de auditoría pueden exportarse para integración con sistemas SIEM o para entrega directa a organismos de control, auditorías externas o procesos legales.
Cuéntenos su caso y le mostramos cómo DataDoc responde ante los requerimientos de su organización.
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