Gestión de Talento Humano
Del expediente laboral a los flujos de selección, contratación, novedades y retiro.
- Historias laborales
- Selección y contratación
- Firma electrónica
- Certificaciones masivas
SOLUCIONES · EMPRESAS PRIVADAS
Software de gestión documental y automatización de procesos para empresas privadas
Paquetes de solución diseñados para los procesos más comunes de las organizaciones privadas, adaptables a la realidad específica de cada cliente e integrables con sus sistemas existentes.
Soluciones para Empresa Privada
Paquetes de solución por área de negocio
Grupos de procesos basados en la experiencia de múltiples implementaciones: permiten iniciar rápido, incorporar mejores prácticas desde el primer día y adaptar el alcance a las particularidades de cada proyecto.
Proveedores y Cumplimiento
Del registro a la evaluación periódica, con controles documentales y SAGRILAFT.
- Debida diligencia
- Contratos y firmas
- Órdenes de servicio
- Evaluación periódica
Cadena de Suministro y Servicios
Compras, presupuestos, órdenes de compra, proveedores, facturación y pago.
- Compras y adquisiciones
- Solicitudes de presupuesto
- Órdenes de compra
- Facturación y pago
Automatización de servicios administrativos
Flujos internos para empleados, recursos, infraestructura y eventos corporativos.
- Onboarding de empleados
- Solicitudes de recursos
- Infraestructura interna
- Eventos corporativos
Gestión Contractual
Contratos, documentos jurídicos, revisiones y aprobaciones con trazabilidad.
- Elaboración de contratos
- Revisiónes jurídicas
- Otrosíes y renovaciones
- Aprobación de minutas
Riesgo y Cumplimiento
Controles internos, auditorías, evidencias y planes de acción verificables.
- Gestión de auditorías
- Planes de acción
- Gestión de riesgos
- Evidencias de cumplimiento
Atención al Cliente
Requerimientos, reclamos y casos postventa con tiempos y respuestas controladas.
- PQRS
- Solicitudes de servicio
- Gestión de casos
- Encuestas de satisfacción
Ventas
Gestión comercial, propuestas y canales con trazabilidad del negocio.
- Gestión de oportunidades
- Cotizaciónes
- Gestión de canales
- Renovación de servicios
Gestión de Talento Humano — De la solicitud al retiro, todo en DataDoc
Un grupo de procesos para operar talento humano con expedientes completos, aprobaciones trazables e integración con los sistemas que ya usa la organización. Los flujos son el centro: se implementan con mejores prácticas y se ajustan a las reglas internas de cada cliente.
Flujos incluidos
Operacion diaria de talento humano, de punta a punta
Requisición, aprobaciones y trazabilidad de la vacante antes de iniciar selección.
Solicitud → Aprobación → Publicación → SeguimientoEvaluación de candidatos, soportes, entrevistas y decisión documentada.
Postulación → Evaluación → Validación → DecisiónDocumentos, firmas, validaciones y alta del expediente laboral digital.
Documentos → Revisión → Firma → ExpedienteSolicitud, aprobación, saldo disponible y soportes asociados al descanso.
Solicitud → Saldo → Aprobación → RegistroAusencias, permisos remunerados y no remunerados con responsables claros.
Radicación → Soporte → Aprobación → CierrePaz y salvo, soportes, aprobaciones y cierre ordenado del expediente.
Notificación → Paz y salvo → Soportes → CierreControl documental y aprobaciones asociadas al cierre laboral o contractual.
Cálculo → Revisión → Aprobación → ArchivoRadicación, estudio, aprobación y evidencia documental del desembolso.
Solicitud → Estudio → Aprobación → EvidenciaIncapacidades, horas extra, licencias y cambios reportados a nómina.
Novedad → Validación → Aprobación → NóminaGeneración individual o masiva con control de versión y aprobación.
Solicitud → Plantilla → Validación → EntregaReingreso, actualización documental, validaciones y continuidad del expediente.
Reingreso → Actualización → Validación → ActivaciónDesafiliaciones y cambios en salud, compensación familiar o beneficiarios.
Cambio → Soporte → Validación → Registro
01Solicitud de personal02Selección03Contratación04Vacaciones05Permisos06Retiros07Liquidaciones08Solicitudes de préstamo09Novedades de nómina10Certificaciones laborales11Gestión de reintegros12Beneficiarios
Proveedores y cumplimiento SAGRILAFT
Gestión de Proveedores — Control documental, riesgo y evaluación continua
DataDoc organiza el ciclo completo del proveedor como una línea de control: registro, debida diligencia, contratos, órdenes de servicio, supervisión y reevaluación periódica, con evidencias trazables para auditoría y cumplimiento.
Registro y documentos base
Soportes completosAlta del proveedor, documentos iniciales, responsables y vigencias.
Debida diligencia
Riesgo documentadoValidación de información, listas, riesgo y aprobaciones internas.
Contratos y anexos
Trazabilidad jurídicaNDAs, contratos marco, otrosíes, renovaciones y firmas asociadas.
Órdenes y supervisión
Evidencia de gestiónÓrdenes de servicio, entregables, evidencias y seguimiento operativo.
Evaluación periódica
Monitoreo activoReevaluación, vencimientos, planes de acción y continuidad del proveedor.
Requerimientos, responsables y aprobaciones iniciales.
Solicitudes, comparativos y ciclos de aprobación.
Flujos multinivel configurables según monto, área o proveedor.
Generación directa o integrada con el CRM.
Comunicaciones, soportes y seguimiento de órdenes.
Evidencias de recibido, conformidad y cierre operativo.
Conexión con facturación electrónica y documentos asociados.
Revisión, aprobación y trazabilidad hasta pago.
Servicios administrativos
Automatización de servicios administrativos - Flujos internos con control, prioridad y trazabilidad
DataDoc unifica las solicitudes administrativas y de cumplimiento interno en flujos automatizados, con responsables, políticas de priorización, reasignaciones, evidencias y cierre formal para cada caso.
OnboardingIngreso, activación y habilitación
Recursos y equiposSolicitudes, entregas y devoluciones
Accesos y seguridadPermisos, controles y revocaciones
Cumplimiento internoPolíticas, evidencias y compromisos
Actividades por área, responsable y fecha objetivo para habilitar al empleado.
- Capacitaciones iniciales
- Lectura y aceptación de políticas
- Actividades por responsable
- Validación de evidencias de ingreso
Registro, aprobación, disponibilidad, entrega y seguimiento de recursos internos.
- Solicitud de recursos
- Asignación de equipos
- Entrega de insumos
- Devoluciones y cambios
Permisos físicos y digitales, formación, aceptación de controles y renovaciones.
- Alta y baja de accesos
- Aprobación de permisos
- Aceptación de controles
- Acuerdos de confidencialidad
Controles internos con evidencias, alertas de vencimiento y reasignaciones por SLA.
- Soportes de SST
- Compromisos del empleado
- Alertas de vencimiento
- Reasignaciones por prioridad
Gestión contractual y legal
Contratos bajo control: firmas, vencimientos, alcances y renovaciones.
Cuando los contratos viven en correos, carpetas y versiones sueltas, se pierden fechas críticas, aprobaciones y evidencias. DataDoc centraliza el ciclo contractual para que cada revisión, firma, alcance y vencimiento tenga responsable, trazabilidad y alerta.
Plantillas, documentos base, responsables y datos iniciales del contrato.
Comentarios, ajustes, versiones y aprobaciones internas antes de firmar.
Rutas de firma digital o electrónica con evidencia, orden y estado visible.
Alertas de vencimiento, otrosíes, renovaciones, anexos y cambios de alcance.
Riesgo, auditoría y cumplimiento
Evidencias listas antes de que llegue la auditoría.
El riesgo no está solo en incumplir: también está en no poder demostrar a tiempo que se cumplió. DataDoc ayuda a registrar controles, responsables, hallazgos, planes de acción y evidencias para que cumplimiento deje de depender de reconstrucciones manuales.
Programación, hallazgos, responsables, soportes y cierre verificable.
Compromisos, fechas, alertas, evidencias y seguimiento ejecutivo.
Matriz, controles, criticidad, eventos y trazabilidad de decisiones.
Repositorio documental con versión, responsable y contexto del control.
Atención al cliente y PQRS
Respuestas consistentes, agentes mejor informados y casos con seguimiento.
Los equipos de servicio pierden tiempo buscando antecedentes, políticas y respuestas previas. DataDoc organiza PQRS, solicitudes y casos con bases de conocimiento, librerías documentales y trazabilidad para responder de forma más rápida y proactiva.
PQRS, solicitudes de servicio, reclamos o requerimientos desde canales definidos.
Historial, documentos, políticas, respuestas previas y librerías de conocimiento.
Asignación, SLA, aprobaciones, plantillas, evidencias y cierre del caso.
Ventas
Oportunidades, cotizaciones y canales sin perder trazabilidad comercial.
Cuando cada vendedor maneja documentos, aprobaciones y seguimientos de forma distinta, las oportunidades pierden velocidad y control. DataDoc automatiza el ciclo comercial para conectar solicitudes, cotizaciones, canales, renovaciones y evidencias de negocio.
Registro, clasificación, responsable y documentos comerciales.
Plantillas, aprobaciones, versiones y envío controlado.
Gestión de aliados, solicitudes, evidencias y seguimiento por canal.
Alertas, aprobaciones, condiciones y continuidad del servicio.
Preguntas frecuentes
¿DataDoc automatiza procesos de negocio en empresas privadas?
Sí. DataDoc permite automatizar procesos de talento humano, proveedores, contratos, ventas, atención al cliente y áreas administrativas.
¿La plataforma incluye gestión documental y BPM?
Sí. DataDoc combina gestión documental, expedientes, formularios, reglas, flujos de aprobación y trazabilidad en una misma plataforma.
¿Puede adaptarse a procesos propios de cada empresa?
Sí. La plataforma es configurable y puede complementarse con integraciones, customización e IA aplicada según las necesidades del negocio.
¿DataDoc ayuda a controlar contratos y vencimientos?
Sí. DataDoc facilita el seguimiento de contratos, otrosíes, renovaciones, aprobaciones, firmas y evidencias asociadas al ciclo contractual.
Automatice procesos de negocio sin forzar su forma de operar
El equipo de Datasite puede ayudarle a seleccionar el paquete inicial y adaptarlo a su organización.
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