Archivo centralizado
Documentos, expedientes y series organizados para consulta institucional.
SOLUCIONES · SECTOR PÚBLICO
Soluciones para el sector públicoCumplimiento, trazabilidad y eficiencia en un solo sistema
SGDEA diseñado para cumplir con los requisitos del Archivo General de la Nación, la Ley 594 de 2000 y el MoReq, con funcionalidades específicas para la gestión documental pública, la correspondencia ciudadana y los procesos administrativos.
Gestión documental y archivo para entidades públicas.
Organice documentos, expedientes, series, tablas de retención y consultas internas con trazabilidad y control.
Ver Gestión DocumentalGestión documental y archivo
Instrumentos archivísticos
Soporte para TRD, FUID, series documentales y criterios de retención.
Control de consulta
Acceso por perfiles, préstamos, trazabilidad y evidencias de uso.
Seguimiento de archivo
Transferencias, novedades, responsables y auditoría documental.
Una operación documental preparada para auditorías, consulta ciudadana y cumplimiento normativo.
Correspondencia, PQR y tutelas bajo control.
Radique, asigne, responda y controle vencimientos de comunicaciones ciudadanas con evidencia completa.
Automatice los ciclos de respuesta, revisión, aprobación y firma, incluyendo firma digital y electrónica.
Todos los documentos, incluidos los correos electrónicos, quedan almacenados en el expediente para asegurar su calidad, trazabilidad y completitud.
Ver CorrespondenciaAtención ciudadana
Trámites ciudadanos claros de principio a fin.
Automatice solicitudes, servicios y respuestas para que la ciudadanía conozca el estado de sus trámites.
Configure rutas por tipo de solicitud, dependencia responsable y tiempos de atención, con alertas, evidencias y trazabilidad para cada etapa del proceso.
Ver Automatización de ProcesosTrámites ciudadanos
Una ventanilla única para comunicaciones y solicitudes.
Unifique la entrada de comunicaciones oficiales, solicitudes ciudadanas y documentos internos desde una sola operación.
Centralice canales presenciales y digitales para evitar duplicidad de radicados, mejorar la distribución interna y conservar una trazabilidad clara de cada solicitud recibida.
Ver CorrespondenciaVentanilla única
IngresoRadicadoDependenciaRespuesta
Expedientes electrónicos completos y consultables.
Consolide documentos, actuaciones, anexos y evidencias en expedientes digitales seguros.
Mantenga la historia documental completa de cada trámite, contrato, ciudadano o proceso, con estructura, permisos y metadatos que facilitan la consulta y la auditoría.
Ver Gestión DocumentalExpedientes electrónicos
Estructura por expedienteAgrupación documental por ciudadano, trámite, contrato o proceso.
Metadatos de consultaDatos clave para buscar, filtrar y recuperar información.
Historial completoRegistro de cambios, anexos, versiones y actuaciones.
Acceso controladoPermisos según dependencia, rol y clasificación documental.
La información queda disponible para consulta operativa, respuesta ciudadana y auditoría.
Digitalización de fondos acumulados con control técnico.
Intervenga archivos físicos e históricos con escaneo, OCR, foliación, hojas de control e indexación para consulta digital.
Asegure que cada lote digitalizado conserve calidad de imagen, trazabilidad de intervención, metadatos útiles y criterios de organización que permitan convertir archivos acumulados en expedientes consultables.
Ver digitalización de fondosCasos representativos
Contratación pública con documentos y aprobaciones trazables.
Controle soportes, revisiones, aprobaciones y expediente contractual desde la solicitud hasta el cierre.
Automatice rutas internas para validar requisitos, adjuntar soportes, aprobar documentos y conservar evidencia de cada decisión del proceso contractual.
Ver Automatización de ProcesosContratación pública
Historias laborales ordenadas y disponibles.
Administre expedientes de servidores públicos, contratistas y pensionados con documentos completos y consulta segura.
Controle documentos obligatorios, novedades, certificaciones y soportes sensibles para reducir faltantes y responder con agilidad a solicitudes internas, auditorías o trámites pensionales.
Ver Gestión DocumentalCumplimiento y auditoría documental sin reconstruir historias a mano.
Conserve evidencias de gestión, acceso, cambios y respuestas para auditorías internas, entes de control y seguimiento normativo.
Genere una base verificable de actuaciones, permisos, vencimientos y decisiones para demostrar cumplimiento sin depender de búsquedas manuales o reconstrucciones posteriores.
Ver Seguridad y AuditoríaCumplimiento y auditoría
Consulte responsables, fechas, acciones, cambios y decisiones asociadas a cada documento o expediente para responder auditorías con una línea de tiempo verificable.
Defina accesos por rol, dependencia, trámite o clasificación documental, manteniendo evidencia de quién consultó, modificó o aprobó cada registro.
Centralice anexos, respuestas, aprobaciones, versiones y comunicaciones para demostrar cumplimiento sin reconstruir carpetas ni depender de validaciones posteriores.
Visualice alertas sobre documentos pendientes, plazos críticos, actuaciones incompletas y cambios relevantes que puedan afectar el cumplimiento documental.
La entidad puede demostrar qué ocurrió, cuándo ocurrió y quién participó en cada gestión.
Preguntas frecuentes
¿DataDoc sirve para alcaldías, hospitales y entidades territoriales?
Sí. DataDoc ayuda a gestionar correspondencia, PQR, tutelas, trámites, expedientes, archivo y auditoría documental en entidades públicas.
¿La plataforma ayuda con vencimientos y trazabilidad?
Sí. Permite configurar tiempos, alertas, responsables y evidencias para mejorar el seguimiento operativo de cada solicitud o expediente.
¿Se puede usar para digitalización de fondos acumulados?
Sí. DataDoc puede apoyar proyectos de digitalización, indexación, control de calidad y consulta de fondos acumulados según el alcance definido.
¿DataDoc permite organizar expedientes electrónicos?
Sí. La plataforma facilita la organización de documentos, metadatos, correos, actuaciones y evidencias dentro de expedientes consultables.
Transforme la gestión documental pública con trazabilidad completa.
Hable con Datasite sobre los procesos, normas y volumen documental de su entidad.
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