Acuerdo 001 de 2024 del Archivo General de la Nación: qué implica para la gestión documental
El Acuerdo 001 de 2024 del Archivo General de la Nación consolida criterios para la función archivística en Colombia. Para las entidades públicas, su impacto se refleja en la forma como gestionan documentos, expedientes, comunicaciones oficiales, archivo, instrumentos archivísticos, trazabilidad y sistemas de información documental.
Qué es el Acuerdo 001 de 2024
El Acuerdo 001 de 2024 es una referencia normativa clave para la función archivística en Colombia. Su propósito es consolidar criterios aplicables a la gestión documental, administración de archivos, instrumentos archivísticos, conservación, acceso y control de documentos en entidades sujetas a lineamientos del Archivo General de la Nación.
A quién aplica el Acuerdo 001 de 2024
El Acuerdo 001 de 2024 es especialmente relevante para entidades públicas y organizaciones que cumplen funciones públicas o deben gestionar documentos con valor administrativo, legal, fiscal, histórico o probatorio.
Impacto del Acuerdo 001 de 2024 en la gestión documental
Para una entidad pública, el Acuerdo 001 de 2024 implica revisar cómo se producen, reciben, clasifican, tramitan, consultan, conservan y disponen los documentos. Esto afecta procesos como archivo de gestión, archivo central, expedientes, instrumentos archivísticos, digitalización, trazabilidad y acceso a la información.
Relación entre el Acuerdo 001 de 2024 y un SGDEA
Un SGDEA permite llevar a la operación diaria varios componentes de la gestión documental electrónica: expedientes electrónicos, metadatos, clasificación documental, control de versiones, trazabilidad, seguridad, retención, consulta y auditoría.
Por eso, al evaluar un sistema de gestión documental, una entidad pública debe validar si la plataforma soporta requisitos funcionales propios de la gestión de documentos electrónicos de archivo.
Correspondencia, comunicaciones oficiales y trazabilidad
La gestión de correspondencia en entidades públicas debe permitir radicar comunicaciones entrantes, salientes e internas, asignar responsables, controlar vencimientos, conservar anexos, mantener trazabilidad y asociar actuaciones al expediente correspondiente.
Checklist para entidades públicas
- Revisar instrumentos archivísticos vigentes.
- Verificar gestión de expedientes físicos, electrónicos e híbridos.
- Controlar radicación y comunicaciones oficiales.
- Definir metadatos obligatorios por tipo documental.
- Garantizar trazabilidad de actuaciones, usuarios y cambios.
- Configurar permisos y controles de acceso.
- Asociar documentos, anexos y respuestas a expedientes.
- Implementar retención documental y disposición final.
- Conservar evidencia de auditoría.
- Evaluar si el software documental opera como SGDEA.
Cómo ayuda DataDoc
DataDoc ayuda a entidades públicas a implementar procesos de gestión documental, SGDEA, correspondencia, PQR, tutelas, trámites ciudadanos, expedientes electrónicos, archivo, trazabilidad, control de acceso y auditoría.
La plataforma permite convertir requisitos documentales y archivísticos en flujos de trabajo, expedientes, radicados, metadatos, permisos y evidencias consultables.
