Riesgo permanente ante visitas del AGN
Un fondo documental sin organizar es una vulnerabilidad ante inspecciones, visitas de control y requerimientos del Archivo General de la Nación.
SECTOR PÚBLICO · SERVICIO
Digitalización de fondos acumulados para entidades públicas en Colombia
Del archivo físico al expediente digital, con organización técnica, trazabilidad y cumplimiento normativo
Digitalización de fondos acumulados y cumplimiento AGN
Digitalizar un fondo acumulado no es solo escanear documentos. Para que el resultado sea útil en una entidad pública, el proceso debe considerar clasificación por series documentales, TRD, CCD, FUID, foliación, hoja de control, metadatos, trazabilidad de intervención y consulta posterior desde un sistema documental o SGDEA.
DataDoc permite que los documentos digitalizados puedan consultarse, clasificarse y asociarse a expedientes, procesos o unidades documentales, facilitando la recuperación de información y la continuidad de la gestión documental.
Conecte este servicio con un sistema de gestión documental y SGDEA, software documental para entidades públicas, gestión de correspondencia y radicación y el Acuerdo 001 de 2024 del Archivo General de la Nación.
¿Qué pasa cuando el archivo
lleva décadas sin intervenir?
La mayoría de las entidades públicas acumulan años o décadas de documentación física que nunca fue organizada, clasificada ni digitalizada. No es negligencia; es el resultado natural del crecimiento institucional sin las herramientas adecuadas.
Información que no se puede encontrar
Cuando alguien necesita un expediente específico de hace 10 años, encontrarlo puede tomar días o simplemente ser imposible.
Deterioro físico sin retorno
Cada año que pasa sin intervención, el riesgo de pérdida irreversible de documentos por deterioro, humedad o accidente aumenta.
Datasite tiene la experiencia y la metodología para intervenir su fondo documental de forma técnica, organizada y en cumplimiento con los estándares del Archivo General de la Nación.
¿Qué incluye este servicio?
Diagnóstico y valoración del fondoEvaluación del volumen, estado de conservación y complejidad del acervo
Organización técnica por series documentalesClasificación según TRD y CCD de la entidad, con cumplimiento AGN
Escaneo individual o masivoCon equipos de alta velocidad compatibles con cualquier fabricante
OCR con motor LTMS v4 asistido por IAExtracción automática de información, síncrona o en modo batch
Foliación electrónica e índice del expedienteNumeración automática y relación ordenada de cada documento
Hoja de control por expedienteRegistro de todas las intervenciones realizadas durante el proceso
Generación del FUIDFormulario Único de Inventario Documental según estándares del AGN
Migración desde repositorios digitalesDiscos, NAS, SharePoint, Google Drive y otros repositorios electrónicos
Entrega en DataDoc o en su sistema documentalEl resultado puede cargarse a DataDoc o entregarse para otro sistema
Diagnóstico
Organización
Escaneo masivo
OCR + IA
Foliación + FUID
Entrega digital
CASO DESTACADO · AUTORIDAD AMBIENTAL · COLOMBIA
+20 millones de folios digitalizados, indexados y organizados
La Corporación Autónoma Regional de Cundinamarca acumulaba décadas de documentación en diversas series documentales que requerían digitalización técnica a gran escala. Datasite ejecutó la intervención completa del fondo: escaneo masivo, aplicación de OCR con indexación automática, foliación y hojas de control para las series más complejas, entregando un acervo organizado, trazable y consultable desde DataDoc.
+20Mfolios digitalizados
Hoja de controlen series complejas
OCRen PDF y para búsquedas
¿Su entidad tiene un fondo documental
que necesita intervenir?
Cuéntenos el volumen y el estado de su acervo. Le proponemos la metodología y el alcance adecuados.
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