MoReq y SGDEA: cómo evaluar un sistema de gestión documental electrónico de archivo
MoReq es una referencia clave para evaluar requisitos funcionales de gestión de documentos electrónicos. En Colombia, su relación con un SGDEA es especialmente importante para entidades que necesitan administrar documentos, expedientes, metadatos, trazabilidad, seguridad, retención y archivo electrónico.
Qué es MoReq
MoReq es un modelo de requisitos para la gestión de documentos electrónicos. Sirve como referencia para revisar si un sistema documental cuenta con capacidades suficientes para administrar documentos de archivo durante su ciclo de vida.
Relación entre MoReq y un SGDEA
Un SGDEA debe permitir la gestión de documentos electrónicos de archivo con controles funcionales y técnicos. MoReq ayuda a estructurar la evaluación de esos controles, incluyendo clasificación, metadatos, expedientes, permisos, auditoría, retención y disposición documental.
Requisitos que debe evaluar una entidad en un SGDEA
- Gestión de expedientes electrónicos.
- Clasificación documental por series, subseries y tipos documentales.
- Administración de metadatos.
- Control de versiones y trazabilidad.
- Permisos por usuario, rol, dependencia o proceso.
- Auditoría de acciones sobre documentos y expedientes.
- Retención documental y disposición final.
- Consulta, búsqueda y recuperación de información.
- Integración con correspondencia, radicación, firma y flujos de aprobación.
- Soporte para documentos físicos, electrónicos e híbridos.
Cómo DataDoc apoya requisitos MoReq y SGDEA
DataDoc incorpora capacidades para gestión de documentos, expedientes electrónicos, metadatos, clasificación, radicación, trazabilidad, control de acceso, auditoría, retención documental y consulta. Estas capacidades permiten implementar procesos alineados con requisitos de gestión documental electrónica de archivo.
